Como criar réguas de relacionamento com WhatsApp na educação

Veja algumas aplicabilidades e benefícios do uso do WhatsApp na Educação, em réguas de comunicação com estudantes e participantes de processos seletivos.

A comunicação e o atendimento de instituições de ensino são importantes fatores para não só melhorar o relacionamento com os alunos — e, quando for o caso, com os familiares —, como também para a captação de novos estudantes.

Nesse sentido, a tecnologia tem sido uma aliada e tanto. Por meio de recursos como o WhatsApp, é possível responder a dúvidas, solicitar documentos, enviar lembretes, entre tantas outras funcionalidades.

Neste artigo, você vai entender melhor como usar o WhatsApp na educação e conferir algumas possíveis réguas de relacionamento para aplicar na comunicação da sua instituição de ensino.

O que é WhatsApp Business

Antes de entendermos alguns benefícios e usos do WhatsApp na educação, é fundamental lembrar em que consiste o WhatsApp Business. De forma semelhante ao aplicativo convencional, conhecido e utilizado diariamente por 89% dos internautas brasileiros, o WhatsApp Business é uma variação da ferramenta voltada para empresas.

Ele permite a comunicação por meio de mensagens textuais, emojis, áudios, fotos, vídeos e até mesmo envio de documentos. Tudo isso é possível ser feito em nome de uma empresa, bastando para isso vincular a conta a um CNPJ e ao Gerenciador de Negócios do Facebook.

Então, é possível comunicar-se com o público em diversos sentidos, o que possibilita um atendimento rápido, prático e eficiente. Essa é a solução ideal principalmente para pequenas e médias empresas, nas quais as demandas não são tantas e que apenas a conta comercial é capaz de suprir.

No caso de grandes empresas, é possível adquirir a conta de WhatsApp Business API. A solução permite a automatização dos atendimentos por meio de chatbots e a integração com sites e softwares, facilitando o gerenciamento comunicacional.

Benefícios do WhatsApp na educação

Dado o amplo alcance do WhatsApp, é inegável a infinidade de benefícios de seu uso na educação. Confira alguns deles abaixo.

Facilidade na comunicação

Justamente devido ao uso do WhatsApp em larga escala, um dos principais benefícios de inseri-lo na estratégia de comunicação da sua instituição de ensino, seja ela voltada para básico, fundamental, médio ou superior, é a facilidade que isso proporciona. Em uma só ferramenta, é possível fazer um atendimento rápido e, quando necessário, entrar em contato prontamente com algum aluno ou familiar.

Comunicação a distância

Se a educação a distância já era uma realidade no Brasil, em tempos de pandemia, por exemplo, adequar a instituição a essa nova conjuntura se tornou imprescindível. Mais do que as disciplinas e exames em si, as idas dos alunos à secretaria física teve que ser substituída também pelo atendimento a distância. Essa é, assim, mais uma vantagem do uso do WhatsApp na educação, dada sua facilidade e acessibilidade.

Economia de tempo

É evidente que não ir fisicamente na secretaria pode significar economia de tempo para o aluno, considerando que não haverá o deslocamento para atendimento. No entanto, mais do que isso, a economia de tempo também acontece do lado da instituição quando faz uso do WhatsApp. Isso porque a ferramenta possibilita o envio em massa de comunicados e informações e, ao mesmo tempo, sem deixar de lado a personalização da experiência.

Aproximação entre alunos/familiares e instituição

Prestar um atendimento de qualidade significa promover uma aproximação com o principal público de interesse da instituição: os alunos ou os familiares desses alunos. O WhatsApp é uma excelente alternativa para isso, uma vez que permite a personalização e o fluxo da conversação pode ser instantâneo bilateralmente (diferentemente do e-mail, por exemplo).

Possibilidade de automação

Conforme mencionamos, quando é alta a demanda, e torna-se complicado atender de maneira eficaz. É nesse sentido que o WhatsApp Business facilita esse trabalho, uma vez que permite a automação dos atendimentos. 

Para isso, são usados templates e desenhadas réguas de comunicação por chatbot, sendo este programado para atender as principais dúvidas que costumam surgir ou até mesmo, por meio da integração com ferramentas de CRM (Customer Relationship Management), por exemplo, acessar o banco de dados e enviar de maneira automatizada documentos solicitados pelos alunos.

Atendimento híbrido

Além da possibilidade de automação, quando usamos o WhatsApp na educação, podemos somar a eficiência da tecnologia de robôs com a especificidade de atendimento humano que pode ser necessária em alguns casos.

Isso porque, apesar da comodidade do uso de chatbots, podem haver aqueles em que participantes de processos seletivos precise de determinada informação não atendida ainda pela régua previamente desenhada.

Relatórios das conversas

O uso do WhatsApp comercial nos atendimentos é capaz de reduzir custos, aumentar a capacidade de atendimento e diminuir o tempo de espera. Tudo isso pode ser medido, inclusive, por meio de relatórios disponibilizados na própria ferramenta de WhatsApp Business API. A partir dos resultados, a instituição se torna apta a resolver gargalos e otimizar processos.

Possibilidades de réguas de comunicação

Por meio do WhatsApp Business, podemos criar diversas réguas de comunicação tanto para o relacionamento quando para a captação de estudantes para a instituição. Veja a seguir alguns exemplos de uso do aplicativo.

Comunicação ativa da instituição

O WhatsApp pode ser usado para uma comunicação ativa por parte da instituição de ensino. Aqui, entende-se por comunicação ativa aqueles casos em que é a instituição quem faz o primeiro movimento e envio de mensagem.

Abaixo, elencamos alguns exemplos de uso nesse aspecto:

  • Notificação de disponibilidade de cursos abertos;
  • Notificação de acompanhamento de processo seletivo realizado;
  • Confirmação de recebimento de inscrição para processo seletivo;
  • Lembrete de data de realização de inscrição e processo seletivo;
  • Notificação de resultado de processo seletivo e/ou matrícula;
  • Envio de código de barras para leitura ou cópia (para uso em app do banco);
  • Confirmação de pagamento de processos seletivos;
  • Notificação com lista de documentos para matrícula (aprovados);
  • Aviso de materiais disponíveis;
  • Lembretes de eventos acadêmicos;
  • Confirmação de agendamento de reuniões com reitoria do curso;
  • Lembrete de reuniões estudantis com familiares de alunos;
  • Informativo de controle de entrada e saída de alunos;
  • Avisos e informativos (datas de prova, calendários etc);
  • Recebimento de Nota Fiscal de pagamento de mensalidade;
  • Aviso de manutenção em sistemas de acesso e estruturas físicas;
  • Envio de conteúdos para alunos em períodos fora do calendário letivo.

Comunicação proveniente de solicitação

Há também os casos em que o próprio aluno (ou familiar de aluno) necessita fazer alguma consulta ou questionamento. Sendo assim, o WhatsApp também é indicado em casos como:

  • Contato com atendimento para dúvidas sobre o processo seletivo;
  • Solicitação de preços, processos e disponibilidade de cursos;
  • Contato com atendimento para dúvidas sobre o processo seletivo;
  • Solicitação de segunda via de boleto de mensalidade ou taxa de inscrição.

Cuidados no uso do WhatsApp na educação

É verdade que são vários os benefícios de usar o WhatsApp Business para réguas de comunicação em instituições de ensino. No entanto, para fazer o uso correto da ferramenta, é preciso atentar para algumas regras.

Realização de cobranças

O Facebook, responsável pela manutenção do WhatsApp, estabelece algumas diretrizes e regras de uso da ferramenta. Por isso, algumas condutas como realização de cobranças são inapropriadas de serem feitas por esse meio. Atente, porém, para o fato de que não há impedimentos quando o assunto é envio de segunda via de um boleto, por exemplo.

Campanhas publicitárias

Por ser uma ferramenta de relacionamento, no WhatsApp Business não são permitidos envios de campanhas publicitárias. Nesses casos, uma alternativa é o uso de SMS para, além de obedecer a essa diretriz e evitar o bloqueio da conta de WhatsApp, garantir a efetividade da ação.

Necessidade de opt-in

O envio de mensagens no WhatsApp Business só pode ser feito mediante autorização por parte do destinatário. Essa é outra diretriz da ferramenta que precisa ser seguida e, caso seja solicitado, é necessário comprovar o opt-in do usuário com essa autorização. Ela pode ser recolhida em formulários de inscrição de processos seletivos ou assinatura de contrato, por exemplo.

Aprovação de templates

Todo template (forma básica de envio de mensagens no WhatsApp Business) precisa passar por análise por parte da ferramenta para ser disparado. Por isso, é necessário aguardar entre 4 e 6h para obter a aprovação do envio.

Tendo em vista os benefícios e as possibilidades de uso do WhatsApp na educação, logo percebemos a imensa vantagem que é aplicar a ferramenta nas estratégias de comunicação da instituição. Por isso, não deixe de atentar para os pontos aqui mencionados e, caso tenha dúvidas, basta deixar seu comentário abaixo para que possamos ajudar você!

Escrito por

Marcela Melo

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