Cómo crear reglas de relación con los clientes mediante el uso de WhatsApp en la educación

Conoce algunas aplicaciones del uso de WhatsApp en la educación, en las reglas de comunicación con los estudiantes e instituciones educativas.

La comunicación y el servicio de las instituciones educativas son factores importantes no solo para mejorar la relación con los estudiantes — y, de ser necesario, con los miembros de la familia — sino también para atraer a nuevos estudiantes.

En este sentido, la tecnología ha sido una gran aliada. A través de herramientas como WhatsApp, se puede responder a preguntas, solicitar documentos, enviar recordatorios y muchas otras funcionalidades.

En este post, comprenderás mejor cómo utilizar WhatsApp en la educación y verás algunas posibles reglas de relación con los clientes que puedes aplicar en la comunicación de tu institución.

¿Qué es WhatsApp Business?

Antes de comprender algunos beneficios y usos de WhatsApp en la educación, es fundamental recordar en qué consiste WhatsApp Business. Similar a la aplicación convencional, conocida y utilizada diariamente por la mayoría de los usuarios de Internet, WhatsApp Business es una variante de la herramienta dirigida a las empresas.

Permite la comunicación a través de mensajes de texto, emojis, audios, fotos, videos e incluso el envío de documentos. Todo esto se puede hacer en nombre de una empresa simplemente vinculando la cuenta al Administrador de Negocios de Facebook.

Así, es posible comunicarse con el público mediante un servicio rápido, práctico y eficiente. Esta es la solución ideal especialmente para las pequeñas y medianas empresas, donde la demanda no es tan grande y solo la cuenta empresarial es capaz de suplir.

Para las grandes empresas, se puede adquirir la cuenta WhatsApp Business API. La solución permite la automatización de la atención a través de chatbots y la integración con sitios web y software, facilitando la gestión de la comunicación.

Beneficios de WhatsApp en la educación

Dado el amplio alcance de WhatsApp, es innegable el sinfín de beneficios de su uso en la educación. Conoce algunos a continuación.

Facilidad de comunicación

Precisamente debido al uso a gran escala de WhatsApp, una de las principales ventajas de incorporarlo en la estrategia de comunicación de tu institución educativa es la facilidad con la que se puede utilizar. En una sola herramienta, puedes hacer una llamada rápida y, cuando sea necesario, ponerte en contacto rápidamente con un estudiante o un miembro de la familia.

Comunicación a distancia

Si la educación a distancia ya era una realidad, en tiempos de pandemia se hizo indispensable adaptar la institución a esta nueva situación. Además de las materias y los exámenes propiamente dichos, las visitas de los estudiantes a la secretaría física también tuvieron que ser sustituidas por la asistencia a distancia. Esta es, por lo tanto, otra ventaja de usar WhatsApp en la educación, dada su facilidad y accesibilidad.

Ahorro de tiempo

Está claro que no ir físicamente a la institución significa un ahorro de tiempo para el estudiante, teniendo en cuenta que no necesitará desplazarse para recibir atención. Sin embargo, además de eso, el ahorro de tiempo también ocurre por parte de la institución al usar WhatsApp. Esto se debe a que la herramienta permite el envío masivo de comunicaciones e información, sin dejar de lado la personalización de la experiencia.

Acercar a los estudiantes/familias a la institución

Proporcionar un servicio de calidad significa promover un acercamiento al principal público de interés de la institución: los estudiantes o las familias de estos estudiantes. WhatsApp es una excelente alternativa para lograrlo, ya que permite la personalización y el flujo de la conversación puede ser instantáneo de forma bilateral (a diferencia del email, por ejemplo).

Posibilidad de automatización

Como mencionamos, cuando la demanda es alta, se vuelve difícil satisfacerla de manera efectiva. Por eso WhatsApp Business facilita este trabajo, ya que permite la automatización de la atención

Para ello se utilizan plantillas y reglas de comunicación por chatbot, que está programado para responder a las principales preguntas que suelen surgir o, incluso, enviar documentos solicitados por los estudiantes de forma automatizada mediante la integración con herramientas de CRM (Customer Relationship Management), por ejemplo, que permite acceder a la base de datos.

Servicio híbrido

Además de la posibilidad de automatización, al utilizar WhatsApp en la educación, podemos sumar la eficiencia de la tecnología robótica a la especificidad del servicio humano que puede ser necesaria en algunos casos.

Esto se debe a que, a pesar de la conveniencia de utilizar los chatbots, pueden haber casos en los que los participantes de procesos de selección, por ejemplo, necesiten determinada información que aún no está cubierta por la regla diseñada previamente.

Reportes de conversaciones

El uso del WhatsApp comercial en la atención ayuda a reducir los costos, aumentar la capacidad de atención y reducir el tiempo de espera. Esto puede medirse incluso a través de los informes disponibles en la propia herramienta de WhatsApp Business API. A partir de los resultados, la organización puede resolver problemas y optimizar los procesos.


Posibilidades de reglas de comunicación

A través de WhatsApp Business, podemos crear varias reglas de comunicación tanto para la relación con los clientes como para la atracción de estudiantes a la institución. A continuación presentamos algunos ejemplos de cómo puedes utilizar la aplicación.

Comunicación activa de la institución

WhatsApp puede ser usado para la comunicación activa por parte de la institución educativa. Aquí se entiende por comunicación activa aquellos casos en los que la institución hace el primer movimiento y envía el mensaje.

A continuación, presentamos algunos ejemplos de su utilización en este sentido:

  • Notificación de disponibilidad de cursos abiertos;
  • Notificación de seguimiento del proceso de selección realizado;
  • Confirmación del recibo de la inscripción para el proceso de selección;
  • Recordatorio de la fecha de registro y del proceso de selección;
  • Notificación de los resultados del proceso de selección y/o registro;
  • Envío de códigos de barras para su lectura o copia (para utilizar en aplicaciones bancarias);
  • Confirmación del pago de los procesos de selección;
  • Notificación con lista de documentos para su registro (aprobado);
  • Aviso de materiales disponibles;
  • Recordatorios de eventos académicos;
  • Confirmación de la programación de las reuniones con el decano del curso;
  • Recordatorio de las reuniones de los estudiantes con sus familiares;
  • Información de control de entrada y salida de estudiantes;
  • Avisos e información (fechas de exámenes, calendarios, etc.);
  • Recibo de la factura del pago de la matrícula;
  • Aviso de mantenimiento de los sistemas de acceso y las estructuras físicas;
  • Envío de contenido a los estudiantes en períodos fuera del calendario escolar.

Comunicación a partir de solicitud

También hay casos en los que el estudiante (o un miembro de su familia) necesita hacer alguna consulta. Así, WhatsApp también está indicado en casos como:

  • Contacto con preguntas sobre el proceso de selección;
  • Solicitud de precios, procesos y disponibilidad de cursos;
  • Contacto con preguntas sobre el proceso de selección;
  • Solicitud de una segunda copia de la factura de la matrícula o de la inscripción.

Precauciones al usar WhatsApp en la educación

Es cierto que hay muchos beneficios al utilizar WhatsApp Business para las reglas de comunicación en las instituciones educativas. Sin embargo, para hacer un uso adecuado de la herramienta, es necesario prestar atención a algunas normas.

Realización de cobros

Facebook, que es responsable del mantenimiento de WhatsApp, establece algunas directrices y reglas para el uso de la herramienta. Por lo tanto, algunas conductas, como la realización de cobros, son inadecuadas para hacer por este canal. Sin embargo, ten en cuenta que no hay impedimentos cuando se trata de enviar una segunda copia de una factura, por ejemplo.

Campañas de publicidad

Al ser una herramienta de relación con los clientes, WhatsApp Business no permite el envío de campañas publicitarias. En estos casos, una alternativa es utilizar los SMS no solo para cumplir con esta directriz y evitar el bloqueo de la cuenta WhatsApp, sino también para garantizar la eficacia de la acción.

Necesidad de opt-in

El envío de mensajes en WhatsApp Business solo puede hacerse con el permiso del destinatario. Se trata de otra directriz de la herramienta que debe seguirse y, en caso de que se solicite, es necesario comprobar el opt-in del usuario con esta autorización. Puede recogerse en los formularios de registro del proceso de selección o en la firma del contrato, por ejemplo.

Aprobación de plantillas

Cada plantilla (forma básica de enviar mensajes en WhatsApp Business) tiene que pasar por el análisis de la herramienta para ser disparada. Por lo tanto, es necesario esperar entre 4 y 6 horas para obtener la aprobación del envío.

Dados los beneficios y posibilidades de WhatsApp en la educación, es fácil percibir la gran ventaja de aplicar la herramienta a las estrategias de comunicación de tu institución para la relación con los clientes. Así que asegúrate de prestar atención a los puntos mencionados aquí, y si tienes alguna pregunta, déjanos tu comentario abajo para que podamos ayudarte.

Escrito por

Zenvia

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