Cómo ORGANIZAR un Evento Empresarial para tu NEGOCIO (2022)

Organizar eventos puede impulsar fuertemente tus ventas ✅ Estos son los procesos esenciales para que tu evento colabore con el éxito de tu empresa

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Al analizar los resultados de una encuesta que Sirena realizó a sus clientes, he notado que alrededor de un 80% de las personas se atasca al momento de diseñar los procesos esenciales para que un evento empresarial cumpla los objetivos de su negocio. Aquí, una guía paso a paso con ejemplos pensada para ayudarte a organizar el evento que tu negocio necesita.

Gracias a mi experiencia organizando eventos a lo largo y a lo ancho del continente, pude comprobar que el obstáculo principal a la hora de crear este tipo de encuentros es el diseño de un programa.

Muchos tienen problemas a la hora de plasmar por escrito todas aquellas ideas que brotan en sus mentes o en las de las personas que les encomiendan el evento (a quienes de aquí en adelante llamaremos “dueños del contenido”).

¿Qué pasos tenemos que tener en cuenta para diseñar el programa de un evento empresarial?

Según Eric de Groot y Mike van der Vijver, autores del libro Into the Heart of Meetings: Basic Principles of Meeting Design, estos cuatro elementos son fundamentales:

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Seguro te estás preguntando qué significan estos conceptos que, a priori, se presentan tan abstractos. No te pongas ansioso, te los iré explicando paso a paso para que veas que tienen mucho que ver con el éxito de tu evento.

Pero antes de mostrarte eso, quiero que pienses en lo siguiente: ¿por qué razones hacemos eventos?

  • Puede que lo hagamos con el objetivo de otorgar un aprendizaje a nuestro público, como es el caso de una clase magistral o una capacitación.
  • Quizá el motivo sea el networking: para ello debemos pensar en eventos como ferias o exposiciones.
  • También el evento puede tener un foco motivacional, en este caso debemos pensar en un festejo, que incluya cervezas y tenga un ambiente relajado y a la vez divertido.
  • Por el contrario, podríamos realizar un evento para la toma de decisiones, como por ejemplo un encuentro de directores de la empresa en el que se piensen los objetivos para el año entrante.
  • También existen los eventos rituales, en los que no importa el contenido, sino el hecho de “ser parte”.
  • Por último, podemos identificar los eventos de alineamiento, que sirven para encolumnar a la empresa detrás de diversos objetivos.

Los eventos que organices deben ser una combinación de estas razones. Si quieres motivar a tu equipo o generar un sentido de pertenencia puedes organizar una premiación; si te interesa concentrar la toma de decisiones en un mismo encuentro o alinear a tu equipo te conviene pensar en un encuentro de directores.

En definitiva, estas razones son las que decidirán el tipo de evento que vayas a realizar.

Tenemos un lanzamiento de producto en 2 meses, ¿te encargas del evento?

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«Sí, claro», respondes.

Bueno, no te pongas nervioso, lo más común es que te pidan armar un evento no en dos meses sino… ¡en dos semanas! Por mi experiencia, te puedo decir que no va a ser tan complicado si tienes bien en claro los conceptos que te mencioné al inicio de este artículo. A continuación te los explico:

Dirección del contenido del evento de negocios

¿Qué es el contenido? O, aún más importante, ¿cómo debe ser el contenido de tu evento? El contenido es el tema del evento, el “texto”, en un sentido figurado, que el invitado se va a llevar.

La dirección tiene que ver con cómo se articula ese contenido: es el cambio de lugar o significado durante el evento. Para generar una buena experiencia el contenido debe cumplir las siguientes condiciones:

  • Debe ser recordable.
  • Tiene que impactar en las personas.
  • Debe presentar un conflicto.
  • Intenta atraer la curiosidad.

Este sería un ejemplo no del todo correcto del título de un evento:

“Dinámica de negociación: principios cuantitativos y cualitativos para ser el mejor negociador”.

Claro, tu evento trata sobre cómo mejorar la habilidad de los negociadores, pero, ¿qué tal si lo presentamos así?:

“MBA de negociación: manipulando la forma de hablar para impulsar la balanza a tu favor».

No hace falta aclarar qué frase cumple las condiciones.

Otro problema habitual que identifico en eventos a los que asisto es la tendencia a pensar que un evento de negocios consiste en una persona hablando ante una platea, en una relación de verticalidad: un conocedor hablando ante muchos aprendices.

No tiene por qué ser así: ¿por qué no podríamos hacer un evento en donde todos construyan la información? Grábatelo: no todos los eventos deben ser iguales.

Teniendo en cuenta esto, ¿cómo construimos nuestra propia dirección del contenido?

Si organizas eventos tienes que hablar con el “dueño” del producto para ver qué es lo que se quiere lograr. La dirección del contenido es un concepto muy abstracto, por eso, debes dibujarla.

 

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Dale un bolígrafo al dueño del evento para que te muestre hacia donde se tiene que mover el contenido. Debes decidir junto a él cómo avanzará el evento durante la jornada: qué pasos se seguirán y cómo se desarrollará todo lo previsto para generar el mejor impacto posible en los asistentes.

Concepto de la experiencia

El siguiente paso es desarrollar el “Concepto de la experiencia”. Que es, en palabras simples, el tipo de experiencia que quieres que tus invitados tengan.

La experiencia está muy vinculada a quiénes son los que organizan el evento, quién es tu marca y qué quieres mostrar. Es necesario entender que el dueño del contenido es el que debe decir qué es lo que quiere que el participante sienta.

Para esto, debemos pedirle a la persona dueña del contenido que piense en acciones que quiera que los invitados al evento realicen.

Este es el ejemplo de lista que armamos para un evento de Sirena que ocurrió recientemente en la Ciudad de México:

  • Intercambiar
  • Charlar
  • Reunirse
  • Debatir
  • Cuestionar
  • Conocerse
  • Probar
  • Acercarse
  • Relacionarse
  • Animarse
  • Dar Feedback
  • Aprender

El siguiente paso es decidir qué tipo de verbos tienen significados similares para poder priorizar los más importantes.

  1. Reunirse
  2. Aprender
  3. Debatir
  4. Animarse
  5. Dar Feedback
  6. Acercarse

Una vez que finalizamos esto debemos preguntarnos en qué tipo de eventos a los que hayamos asistido existen estas acciones.

Me di cuenta que había experimentado esto en clases de actuación o en círculos de padres. Cuando me junto con otros padres a hablar sobre el desarrollo de nuestros hijos se generan estas situaciones en donde uno aprende de las experiencias de otros, se debate y también se genera acercamiento. En clases de actuación sucede algo parecido.

Como consecuencia de este ejercicio, para este evento en CDMX generamos mesas redondas, donde una persona traía el contenido y lo ponía en común con el resto de una manera horizontal.

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De esta forma pudimos desarrollar una experiencia clara a partir de pensar en acciones concretas que queríamos que nuestros invitados realicen.


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Escrito por

Nahuel Gomez

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