Flujos de comunicación: qué son y cómo funcionan

Los flujos de información son esenciales para la coordinación y el funcionamiento eficiente de las operaciones diarias. Funcionan como la red que conecta diferentes áreas y niveles jerárquicos, para asegurar que la información relevante llegue a las personas adecuadas en el momento oportuno. 

Constantemente, las empresas buscan maximizar su productividad, y los flujos de comunicación son clave en este proceso. Un manejo adecuado de estos flujos mejora la coordinación, la eficiencia y la satisfacción del cliente. En este artículo, te contamos qué son y cómo implementarlos en tu empresa.

Por regla general, las empresas están en constante búsqueda de cómo mejorar su funcionamiento para tener la mayor productividad posible; y para ello existen diversas estrategias. Una de ellas son los denominados flujos de comunicación, que refieren a formas de transmitir información, ideas y proyectos en distintos niveles y áreas de una organización.

Según un informe de Gallagher, empresa mundial en seguros, gestión de riesgos y servicios de consultoría, el desarrollo o actualización de la estrategia de comunicación se situó en el segundo lugar entre las 3 principales prioridades de las organizaciones. Considera que, así como una buena implementación de estos flujos de información puede incrementar la productividad, una comunicación mal gestionada puede provocar una descoordinación de los equipos, y como consecuencia una caída del negocio. 

Es por ello que aquí abordaremos todos los detalles y recomendaciones al momento de poner en práctica está herramienta.

¿Cómo funcionan y para qué sirven los flujos de información?

Los flujos de información dentro de una empresa son esenciales para la coordinación y el funcionamiento eficiente de las operaciones diarias. Funcionan como la red que conecta diferentes áreas y niveles jerárquicos, para asegurar que la información relevante llegue a las personas adecuadas en el momento oportuno. 

Para que los flujos de información sean efectivos deben ser claros, precisos y rápidos. Esto se logra mediante el uso de tecnologías de la información, como sistemas de gestión de información, correos electrónicos y plataformas colaborativas. Estas herramientas permiten el almacenamiento, procesamiento y distribución de datos de los clientes de manera eficiente. 

Además, los flujos de información contribuyen a la transparencia y a la construcción de una cultura organizacional basada en la confianza y la colaboración. Al asegurar que la información fluya adecuadamente, se facilita la identificación de problemas, la generación de ideas innovadoras y la alineación de los objetivos individuales con los estratégicos de la empresa. 

Por ejemplo, el área de Recursos Humanos podría utilizar estos canales para vehiculizar información referida a eventos o noticias de interés para el personal con el objetivo de motivarlos y crear un ambiente laboral positivo, información sobre nuevos procedimientos y protocolos que se traduzcan en capacitaciones o, también, talleres o formaciones específicas para promover el desarrollo profesional.

El reto es que estos flujos se utilicen de manera eficiente y organizada porque son los que ordenan el funcionamiento de un equipo y conllevan al éxito generalizado de las distintas áreas.

Tipos de flujos de comunicación 

Al momento de realizar una diferenciación, estos flujos pueden ser verticales, horizontales o diagonales, dependiendo de la dirección en que se mueve la información. 

  • Los flujos verticales se refieren a la comunicación entre niveles jerárquicos distintos, como de un gerente a un empleado. 
  • Los horizontales, por otro lado, ocurren entre empleados del mismo nivel jerárquico y se utilizan para coordinar actividades y compartir conocimientos. 
  • Los flujos diagonales atraviesan diferentes niveles y departamentos, facilitando la colaboración y resolución de problemas entre áreas que no suelen interactuar directamente.

Además, los flujos de comunicación pueden ser ascendentes (de un trabajador hacia un superior), descendentes (de un líder a su equipo o de un gerente a un empleado) o circulares (en un sentido y el otro, algo más frecuente en empresas pequeñas con pocos colaboradores).

Ejemplos prácticos de flujos de información

Las empresas que logran optimizar estos flujos de información son capaces de adaptarse rápidamente a los cambios del mercado, resolver problemas de manera proactiva y aprovechar nuevas oportunidades de crecimiento. 

A continuación, te presentamos algunos ejemplos prácticos de cómo las empresas pueden aprovechar al máximo los flujos de información para alcanzar sus objetivos estratégicos.

Implementación de sistemas de gestión de proyectos: las empresas pueden utilizar herramientas de gestión de proyectos como Asana, Trello o Monday.com para asegurar que la información fluya de manera ordenada y transparente. Estos sistemas permiten a los equipos seguir el progreso de las tareas, asignar responsabilidades y establecer plazos. 

→ Utilización de software CRM (Customer Relationship Management): un CRM centraliza toda la información de los clientes, permitiendo que los equipos de ventas, marketing y servicio al cliente tengan acceso a los mismos datos actualizados. Esto facilita la personalización de las interacciones con los clientes y mejora la eficiencia operativa. 

→ Plataformas de comunicación interna: herramientas como Slack, Microsoft Teams o Google Workspace facilitan la comunicación en tiempo real entre empleados, independientemente de su ubicación geográfica. Esto es especialmente útil para empresas con equipos distribuidos o que operan en diferentes zonas horarias.

→ Intranet corporativa: en el ámbito de los Recursos Humanos, una intranet bien diseñada puede servir como un repositorio central de información, donde los empleados pueden acceder a políticas de la empresa, documentos de capacitación, anuncios importantes y recursos de soporte.  

Estos ejemplos muestran cómo las empresas pueden estructurar y utilizar los flujos de información para mejorar la coordinación, la productividad, la satisfacción del cliente o cualquier otra área de trabajo. Si se usan de manera efectiva, estos aportan muchas ventajas para aumentar la productividad y obtener resultados favorables.

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Escrito por

Estrella Alvarado