Como implementar el trabajo remoto en tu empresa (la guía de Sirena)

En un momento en que, debido a la pandemia causada por el virus COVID-19 o Coronavirus, los gobiernos de todo el mundo recomiendan evitar grandes grupos de personas en espacios públicos, el trabajo remoto surge como una alternativa a considerar. Es por eso que en Sirena decidimos hacer pública la guía que hemos utilizado durante mucho tiempo para mejorar la productividad en los entornos domésticos. Te invitamos a leerla y compartirla con todos en tu lugar de trabajo.

Espacio de trabajo hogareño de Miguel Morkin, CEO de Sirena.

¿Por qué remoto?

• Las afirmaciones de que las oficinas fomentan la interacción entre los compañeros de trabajo con frecuencia ignoran las quejas sobre cómo estas interrupciones informales dificultan la realización de un trabajo enfocado.
• Hemos descubierto que trabajar de forma remota nos permite encontrar el mejor talento para Sirena, al tiempo que mejora nuestra productividad.

Disposición física

• Evita hacer llamadas desde ubicaciones donde puedas ser interrumpido o interrumpir a otros.
• Haz sencillo identificar si puedes ser interrumpido o si no deseas que te molesten.

Espacio

• Establece un espacio de oficina profesional, dedicado especialmente, con un escritorio ergonómicamente correcto, buenas cámaras y micrófonos, y una puerta que puedas cerrar.
• Asegúrate de que las cosas que ves en el espacio de tu oficina estén relacionadas con el trabajo, para evitar distracciones.

No molestar

• Usa auriculares grandes (incluso si no estás escuchando música). La gente piensa dos veces antes de interrumpir a alguien con auriculares grandes.
• Ten un letrero en tu escritorio que diga “Ocupado / Disponible” si trabajas en un lugar con personas que pueden interrumpirte sin darse cuenta.

Infraestructura

• Asegúrate de tener buena calidad de Internet. Puedes probar tu velocidad abriendo una terminal (Win+ R en Windows y Aplicaciones>Utilidades>Terminal en Mac) e ingresar el siguiente comando: ping 8.8.8.8.
• Deberías obtener un retraso de menos de 40 ms en promedio para poder tener una buena calidad de llamada. Si hay picos de más de 100 ms, tienes una mala conexión y probablemente tendrás una videollamada muy mala.

Oficina de Andrés Bruzzoni, Líder de ventas digitales de Sirena. ¿

¿Como te ven los demás?

• Para las videollamadas, siéntate de espaldas a paredes sólidas o pizarras blancas, no a paredes de vidrio, ventanas o espejos.
• ¿Pueden las personas ver claramente las expresiones en tu rostro? De lo contrario, mueve tu cámara cámara, iluminación o a ti mismo.

Programa cada videollamada como una reunión

• usa el canal de chat grupal y la comunicación no verbal para acelerar las videollamadas.
• cuando un asistente a una reunión pierde video o audio, use un canal alternativo para depurar el problema mientras continúa la reunión.
• el moderador de la reunión debe asegurarse activamente de que todos los que levanten la mano tengan la oportunidad de hablar por turno. Si todos en el grupo comienzan a hacer señas para “redondear” moviendo sus manos en círculos, simplemente avance y omita la información menos importante.

Configura tu calendario

• Mantén tu calendario exacto, incluidos todos los eventos que no sean reuniones y eventos personales.
• Esto ayuda a otros a programar reuniones sin excusas.
• Usa calendly para personas externas a tu compañía.
• Usa días de reunión y días de trabajo operativo. Te ayuda a tener una semana más predecible y a saber cuándo vas a poder trabajar. Si eso no es posible, al menos intenta dividir su día en grandes porciones de trabajo creativo vs. trabajo operativo.
• Mantén un calendario realista. Si alguien te invita a una reunión sin explicación o agenda, declina cortésmente. Trata tu calendario como un registro preciso de tu tiempo.

Sobre emergencias

Regla principal: si abandonas repetidamente todo para ayudar a las emergencias de otras personas, estarías haciendo una elección improductiva. Si hay una emergencia real, haz lo que puedas para ayudar a tu compañeros de trabajo. Primero, decide objetivamente si crees que esta es una verdadera crisis.

Si se trata de una crisis, ten en claro cuánto tiempo es probable que se necesite, para que puedas volver a planificar tus otras tareas.

Sobre reuniones y su sentido

La regla principal: antes de organizar, deténgase y pregúntate: “¿Este tema realmente necesita una reunión?”

Pregúntate: “¿Cómo sabré si la reunión fue un éxito?”

Sé muy claro sobre qué invitados son necesarios y cuáles son bienvenidos, si es que tienen curiosidad. No tengas más personas en una reunión de las que podrías alimentar con una pizza grande.

Cada reunión debe tener una agenda clara en la invitación del calendario. Siempre documenta el resultado de la reunión y guarda los siguientes pasos en un archivo o herramienta. Si algo se transformó en una decisión clave para la empresa, debe agregarse al SSOT (Wiki).

SSOT (“Single source of truth, “fuente única de verdad” o “Wiki”)

Se trata de fomentar una mentalidad y cultura compartida donde todos rastrean obsesivamente toda la información para un proyecto o tarea en una ubicación bien definida. Cuando se hace de manera consistente, el SSOT (Wiki) comparte información de forma rápida y precisa con cualquier persona interesada en toda la organización.

• Regla principal: cuando necesitas información, busca en la Wiki antes de preguntarle a una persona. Si alguien te solicita información que ya sabe que está en la Wiki no repitas lo que ya está escrito. En cambio, responde con el enlace a esa información.
• Si alguien tiene preguntas después de leer tu SSOT (Wiki), actualiza esa fuente de información inmediatamente con la respuesta, para que otros no necesiten hacerte la misma pregunta.
• Anima a tu equipo a seguir estos pasos.
• Como grupo, sean obsesivamente consistentes acerca de mantener el SSOT (Wiki) 100% actualizado. Dondequiera que escuches o discutas algo que sea lo suficientemente importante como para contarle a otros, agrégalo al SSOT (Wiki) inmediatamente.
• Tu trabajo no estará terminado hasta que actualices el SSOT (Wiki). No escribas una tesis. No tienes tiempo para eso, y otros no tienen tiempo para leerlo. En cambio, que sea breve. Muy corto. Usa viñetas.
• Escribe la actualización más breve y cubre todos los hechos importantes y precisos. Imagina que la otra persona está leyendo en un teléfono inteligente. Si necesita notas detalladas, primero escribe un resumen para que las personas no interesadas no tengan que leer todo.

Cambio cultural

Si alguien te ofrece el estado de algo, deténgalo y dígale que leerá en el SSOT (Wiki) y luego consultale si tiene alguna pregunta. Si aún tiene preguntas después de leer, pídele que actualice el SSOT (Wiki) con la respuesta.

Comienza todos los días leyendo los canales de chat grupales privados de tu equipo en su totalidad y mira la herramienta de gestión de proyectos para comprender lo que todos están haciendo.

Sobre gestión de proyectos

Asegúrate de que todos hayan subido sus prioridades a la herramienta de Project management que usas.

Urgente: algo que debe hacerse hoy.

Alto: esta semana

Normal: trabajo postergado.

Comunicación

La próxima vez que quieras contactar a alguien, intenta preguntarte “¿Cuál es la urgencia de esta situación y cuál es el canal de comunicación apropiado para ella?”

Canales de comunicación priorizados de más a menos urgentes:
Encuentro en persona
Llamada de teléfono celular
WhatsApp
Mención de herramienta de gestión de proyectos
Email

Oficina hogareña de Luciano Paci, desarrollador de Sirena.

Consejos

• Escribe como un periodista: el primer párrafo le brinda al lector un contexto general en el menor número posible de palabras para que los lectores puedan decidir si les importa lo suficiente como para continuar leyendo.
• Haz que el tema coincida con la realidad. Si el tema cambió durante una discusión, solicite otra reunión para charlarlo.
• Evite largas discusiones donde nadie toma decisiones y todos arrojan ideas. Para eso es mejor abrir una conversación en Slack.
• Todos deben usar el mismo sistema de chat grupal
• Utilice los canales públicos de forma predeterminada, los canales privados del equipo cuando sea apropiado y los mensajes directos privados uno a uno cuando sea necesario.
• El canal grupal elimina los errores de sobrecarga y repetición que existen en los canales de conversación privados.
• Comunique tu status al equipo en Slack:
  Estoy en la computadora, segundos.
  Vuelvo enseguida – 15 minutos
  Reunión: 30-60 minutos.
  No molestar: no espere una respuesta pronto.
  Vacaciones – semana o más.

  Reclutamiento

• Al reclutar: asegúrate de aclarar que sugiere la modalidad remota en el formulario de solicitud.
• Presta atención a los problemas de conexión más pequeños durante la entrevista. Es un alerta de que la persona no está adaptada a este tipo de trabajo.

Inducción: tenga en cuenta que cuando comience a trabajar la nueva contratación, alguien de tu equipo será una 1/2  persona durante los primeros 3 meses, porque un miembro del equipo existente debe pasar tiempo ayudando a la nueva contratación a ponerse al día.

Sugerencias generales

• Modera los canales de Slack.
• Copia discusiones importantes a SSOT (Wiki).
• Todos deben mirar el canal del equipo todos los días rápidamente para actualizarse sobre lo que sucedió el día anterior.
• Establezca expectativas explícitas sobre los tiempos de respuesta, para que otros puedan planificar en consecuencia. Si contratas repetidamente a la persona equivocada, tu equipo perderá la confianza en su capacidad para atraer y contratar personas buenas.
• Reune a tu equipo de vez en cuando.

Cuando trabajas y viajas al mismo tiempo

A veces ocurre que deseas hacer un viaje a un lugar de vacaciones con tus amigos o familiares, pero no estás de vacaciones.

• En Sirena, consideramos que esta es una opción, pero debes asegurarte de que: te comprometerás con tus deberes.
• La gente espera que actúes de la misma manera que lo harías si estuvieras en tu ubicación habitual. Eso significa las mismas horas de trabajo y responsabilidades.
• Si tiene que hacer algunos ajustes en tu calendario y necesitas algo de flexibilidad, DEBES asegurarte de que tu líder lo apruebe y de que tu equipo no se atascará o retrasará debido a esto.
• Debes actualizar tu calendario y establecer líneas de tiempo claras donde esté conectado, en una ubicación adecuada para garantizar un buen rendimiento (buena conexión a Internet, no mucho ruido)
• Estar en la playa y responder a WhatsApp no ​​se considera trabajar ni estar en línea. Lo consideramos unas vacaciones. Somos una empresa remota flexible, pero esto no significa que podamos distorsionar el concepto.

En resumen

Todas estas recomendaciones se basan en lo que hemos aprendido a lo largo de los años trabajando con equipos de todo el mundo. El trabajo remoto puede ser un gran aliado cuando se trata de escalar los procesos de tu empresa, pero debes tener en cuenta muchos de estos consejos para que la productividad no se vea afectada.