Gerenciamento de clientes como Sirena CRM, sem Sirena CRM

Saiba como Sirena CRM ajuda sua empresa na gestão de leads e veja quais são as alternativas a essa solução

Vamos lhe contar como se faz para realizar algumas das coisas que Sirena faz sem ter que investir em Sirena.

Quando vamos a reuniões pela primeira vez, é normal encontrar com alguém que diz, sem sequer ter visto o produto: 

“Já temos um sistema que já faz as coisas que você está falando”

Se você já tem um sistema que faz o que Sirena CRM faz, talvez com este artigo você possa melhorá-lo… ou se você é um dos que pensa que seu sistema faz tudo que Sirena faz, talvez ele possa lhe iluminar sobre as coisas que você poderia fazer!

Dado que Sirena faz muito mais coisas além das que estão aqui listadas, vamos focar em que você possa, pelo menos, fazer o principal: garantir que entre em contato com todos os seus clientes de forma imediata.

E vamos explicar como fazer isso sem precisar, necessariamente investir em Sirena.

Você está se perguntando por quê estamos dando toda essa informação tão valiosa de forma gratuita?

Para que aqueles que ainda não são clientes se animem com a ideia de contato rápido que poderiam ter com Sirena. Contudo, ainda não se sentem preparados para usar Sirena, seja porque têm outro sistema ou porque não querem investir. Então, decidem buscar formas alternativas de contatar os leads que chegam pela internet de forma imediata.

Vamos repassar passo a passo como se faz para replicar o que Sirena faz, sem usar Sirena.

Passo 1: ter um lugar onde armazenar os clientes 

A primeira coisa que você tem que decidir é onde você receberá os clientes que chegam pela internet. Sirena tem a vantagem de que funciona como CRM e base de dados.

Sem dúvidas, existem diversas alternativas para isso além de Sirena: Google Docs, milhares de outros CRMs, etc.

Se você escolher o Google Docs, o mais simples, pode ficar tranquilo que será fácil de inserir informações. Se você não saber como fazer para configurar um Google Docs para transformá-lo em um CRM, recomendo ler esse artigo.

Se você opta por um CRM tradicional, é preciso se certificar forçosamente que ele tenha uma API. Caso contrário, será impossível fazer tudo o que está descrito a seguir e você não passará do passo 1.

Vantagens do Google Docs

  • É fácil de usar.
  • É intuitivo.
  • É gratuito
  • Se você sabe programar funções ou macros, pode fazer coisas incríveis.

Desvantagens do Google Docs

  • É uma planilha simples.
  • Não tem inteligência.
  • É difícil gerenciar uma operação de mais de 5 pessoas nele.
  • Não é essencialmente uma base de dados.
  • A informação pode ser facilmente apagada.
  • Dificilmente você poderá editar um drive pelo celular sem brigar muito com ele.

Vantagens do CRM

  • É um produto que foi pensado para administrar clientes.

Desvantagens do CRM

  • Podem ser difíceis de implementar.
  • Os vendedores não têm integração de sua comunicação com sua gestão de clientes.
  • Podem ser pouco intuitivos e requerer muito treinamento.
  • Não são gratuitos.

Veja outras desvantagens neste artigo. O custo aproximado de um usuário de CRM varia de 10 a 300 dólares por usuário, de acordo com as prestações e o provedor. Aqui você pode ter uma referência.

Passo 2: integrar todos os seus canais

A primeira coisa que Sirena CRM faz ao começar a trabalhar é integrar todos os seus canais que recebem consultas de clientes: Mercado Livre, seu site, Facebook, Instagram, entre outros. E faz isso em tempo recorde. Em menos de uma semana já estará funcionando. Porém, existem também outras maneiras de fazer isso.

Facebook

O Facebook pode ser integrado ao seu CRM ou ao Google Docs via Zapier: Zapier é uma grande ferramenta de integrações que ajuda a interconectar milhares de plataformas. 

Infelizmente, poucas plataformas na América Latina estão conectadas ao Zapier. Contudo, servirá para que você integre de forma direta seu Facebook ao Google Docs ou ao seu CRM (desde que seu CRM esteja integrado ao Zapier).

Se você quer saber como configurar integrações de Facebook no Zapier, leia este artigo aqui. 

Seu site

Normalmente, os provedores de sites configuram um formulário para inserção de dados de clientes. É comum que, quando isso é configurado, chegue um e-mail a uma das contas de e-mail da empresa com os dados dos clientes.

Utilizando o Zapier, você tem uma opção de Parsers que já é um pouco mais avançada e que permite transformar um e-mail em um dado que seja inserido de forma automática no seu Google Docs ou CRM.

Pode ser difícil para você implementar isso (são necessárias certas habilidades técnicas), então você pode experimentar contratando um programador que faça essa integração.

Custo de integrar seu site

O custo da integração de um site deve levar em conta o valor relativo à hora de um programador. Com cerca de 16 horas, você pode deixar tudo funcionando.

Também levando em consideração que cada cliente tem entre 2 e 4 canais próprios para integrar, este custo se multiplica.

Provavelmente será necessário fazer manutenção da integração, portanto é preciso contemplar pelo menos 8 horas mensais do programador destinadas a que a integração funcione normalmente.

Portais como Mercado Livre, Webmotors, etc.

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Infelizmente, nenhum destes portais citados está disponível com Zapier, ou seja, não podem ser integrados. Mesmo assim, cada um deles tem sua própria ferramenta de gestão de clientes.

Isto pode trazer um problema na hora de ter todos os leads em um só lugar e de conhecer o status de seguimento de cada um. Dado que é extremamente custoso desenvolver integrações com cada uma destas plataformas, descartamos a possibilidade de contratar um programador para isso (seria antieconômico e difícil de manter se você não tem uma escala gigantesca). 

A melhor solução para ter uma base unificada com estes canais sem dúvida é usar Sirena. Mas se você ainda não se convenceu sobre investir em Sirena, existe uma solução para você. Você pode contratar um assistente de marketing que se encarregue de estar revisando constantemente estes canais para inserir os Leads em seu Google Docs ou CRM.

Passo 3: atribuir leads a um vendedor

Um dos diferenciais de Sirena CRM, que se certifica que todos os clientes sejam contatados imediatamente, é sua distribuição automática de clientes.

Sirena tem três formas de distribuir clientes:

  • Sistema “Todos vs Todos”, que faz os vendedores competir pelo lead. Todos os vendedores são notificados dos novos leads e o primeiro a aceitá-lo fica com ele, bloqueando o acesso a seus colegas.
  • Sistema “Uber”, que notifica a um vendedor e se este passar 5 minutos sem haver aceitado o cliente, notifica o restante dos vendedores para que qualquer um possa tomá-lo.
  • Sistema Sirena Radar: o número de vendedores que poderá atender o lead aumenta, um por um por, a medida que o tempo passe  Além disso, permite que você distribua os leads entre grupos de vendedores.

Estes métodos foram criados para maximizar a velocidade de atenção aos leads e está provado que é a forma mais eficiente de distribuir leads.

Trata-se de uma grande sacola de onde os vendedores vão tirando leads à medida em que estão disponíveis. Outros sistemas usam métodos de atribuição mais tradicionais, como enviar um lead para cada vendedor. Não recomendamos isso pois se um vendedor estiver atendendo outro cliente, o lead ficará esperando durante horas, dias ou, quem sabe, talvez nunca seja contatado.

Então, como replicar o modelo de distribuição de Sirena sem usar Sirena?

Isso pode ser feito por meio de planilha ou de maneira alternativa:

  1. Crie um grupo de WhatsApp para cada sucursal.
  2. O assistente de marketing que você contratou no Passo 2 se encarrega de avisar por WhatsApp a cada vez que chegar um cliente novo.
  3. O Assistente de Marketing atribui o cliente ao primeiro vendedor que responder.

Obviamente isso não será 100% automático e vai requerer muito das pessoas, mas é uma boa forma de imitar o processo de distribuição automático de Sirena.

Passo 4: o contato “real” imediato

Sirena CRM nasceu como resultado de nossa experiência em Rodati, nossa empresa anterior. O problema que tínhamos era que enviávamos leads às concessionárias e estas não ligavam para eles! 

E o pior de tudo é que mentiam na cara dura, dizendo que haviam ligado sim. Imagina nossa surpresa quando ligávamos para o cliente para perguntar como tinha sido na concessionária e eles nos contavam que sequer haviam sido contatados.

Isso nos fez perceber que não podíamos confiar no que o vendedor “dizia que fazia”. Muitas vezes, para evitar que seus superiores fiquem com raiva, os vendedores simplesmente mentem no Google Docs ou no CRM dizendo que falaram com o cliente quando, na verdade, não o fizeram.

Eles sabem que dificilmente seus gerentes vão entrar em contato com os clientes para verificar a informação. Percebemos que isso acontecia porque os vendedores haviam desconectado o CRM de seus meios de comunicação.

Enquanto usavam seu celular para ligar ou enviar WhatsApp, precisavam ir a um sistema para carregar os dados que era de onde faziam monitoramento. Isso exigia “multitasking” e duplicava a carga de trabalho.

Com isso, aprendemos 2 coisas:

A primeira é aprender a diferenciar entre o que o vendedor faz e o que ele diz que faz.

A segunda é que é impossível que o vendedor use um sistema se isso gera um esforço extra que não será recompensado.

Para conseguir resolver ambas as coisas, decidimos:

  1. Criar um Produto nativo em iOs e Android para monitorar se o vendedor liga, envia WhatsApp, SMS.
  2. Integrar o sistema a seus meios de comunicação para que a tarefa realizada seja registrada automaticamente e não gere trabalho extra.

Desta maneira, Sirena sabe o que o vendedor faz e não o que ele diz que faz.

Por que estamos lhe contando tudo isso? Porque imitar essa funcionalidade com caminhos alternativos é impossível. Google Docs não suporta e dificilmente você encontrará um CRM que seja nativo em Android e iOS que audite tudo isso.

O que talvez você possa fazer é contratar um CRM que tenha integrado um sistema de telefonia VOIP e contratar um sistema VOIP para toda a sua equipe de vendas.

Pela nossa experiência, isso é pouco recomendável por 2 razões:

  1. A conexão WI-FI tende a ser mais instável do que a linha telefônica e, por isso, o VOIP não funciona 100%. Muitas comunicações são cortadas ou ficam com ruído.
  2. Hoje em dia, os vendedores se comunicam por WhatsApp tanto ou mais que por telefone. Por isso, pouco a pouco, a telefonia vai cedendo espaço às novas tecnologias.

Passo 5: integração do CRM com WhatsApp e envio de mensagens automáticas

Ainda que hoje em dia muitos sistemas CRM estejam integrados ao e-mail, poucos integram o WhatsApp como Sirena.

Mesmo assim, também existem alternativas.

Como ter todos os clientes em seu celular

Aqui vamos lhe contar uma forma de imitar a integração de Sirena CRM com WhatsApp. Uma opção que muitas empresas acabam fazendo é usar uma integração não oficial com o WhatsApp Business. Devemos lhe dizer que esta é uma prática comum, mas implica seus riscos.

Em suas políticas, o WhatsApp deixa bem claro que bloqueará esse tipo de integração e todos os aplicativos ou complementos que funcionem de modo não oficial com o aplicativo de mensagens.

  1. Cada vez que chegar um cliente, o assistente de marketing registra em um telefone especial da seguinte forma. Entre colchetes, coloca de onde chegou o cliente e em seguida coloca nome e sobrenome.. Ex:

  1. Uma vez registrado, verifica se o cliente realmente tem WhatsApp, entrando no WhatsApp e procurando-o.
  1. Após decidir qual vendedor pegará o cliente, envia o contato do novo cliente para o vendedor por WhatsApp.

Os modelos de mensagens

A segunda parte da integração é que os assessores tenham modelos de mensagens aprovados pelo WhatsApp para que os vendedores possam iniciar a conversa e voltar a contatar os leads.

Para isso, recomendamos que o assistente de marketing em conjunto com os vendedores criem as mensagens que eles gostariam de usar.

Alguns exemplos que usamos em Sirena são:

  • Modelo “Não pude conversar – primeiro contato”

“Olá (Nome do cliente)!

Eu sou Rúben do Grupo Estrella. Tentei entrar em contato com você e não consegui. Vou ligar novamente. Deixo também aqui meu telefone se preferir me ligar: 99999999.

Atentamente.”

  • Modelo “dados incorretos” 

“Olá (Nome do cliente)!

Eu sou Rúben do Grupo Estrella. Tentei entrar em contato agora há pouco e não consegui. Parece que o número que tenho salvo está incorreto. Você poderia me confirmar seu número de telefone?

 Atentamente. 

PS: Deixo aqui meu telefone caso prefira me ligar: 99999999.

  • Modelo “Contato efetivo”

 “Olá (Nome do cliente)!

Eu sou Rúben do Grupo Estrella. Foi um prazer conversar com você. Entrarei em contato novamente no dia XXXXX.

Deixo aqui meu telefone caso prefira me ligar você mesmo: 99999999.

Atentamente!

  • Modelo “Depois de visita”

 “Olá (Nome do cliente)!

Aqui é Rúben do Grupo Estrella. Foi um prazer recebê-lo hoje. Esperamos você novamente por aqui.

Atentamente!

Custo de fazer esse processo de integração com WhatsApp de forma manual: como a pessoa de marketing já foi contratada no passo 2, isso não terá custo adicional.

Passo 6: ensine a equipe a gerenciar o sistema

Este último passo tem muito a ver com o passo número 4. E mesmo sendo o último na sequência de passos, é um que cruza com todos os anteriores.

Os produtos são criados para serem usados por um usuário final. Entretanto, na prática nem sempre vemos isso. Os criadores e programadores fazem produtos cheios de coisas, porém dificílimos de usar. Mas está provado que os produtos que terminam vencendo são os mais simples.

Por isso, produtos como WhatsApp ou Facebook têm triunfado e têm muita competência. Simplesmente por serem mais “amigáveis”.

Então, quando você decidir a ferramenta que finalmente utilizará para substituir Sirena, recomendo que preste muita atenção a este detalhe (que não é um detalhe). Uma escolha errada fará com que todo o sistema desenhado não funcione.

Simplesmente porque os vendedores se negarão a usar o produto. Se você não acredita, pode assistir esse vídeo. Por isso, é recomendado que você valide o produto com sua equipe antes de contratar.

Custo de contratar um produto que ninguém usa: seu tempo, treinamentos desperdiçados, implementações, descontentamento, insatisfação sua e da equipe de vendas.

Bônus: o suporte… porque as coisas nem sempre funcionam como esperamos

Em Sirena CRM, oferecemos suporte aos nossos clientes 24 horas por dia, 7 dias por semana. O fato de responder 24 horas por dia, 7 dias na semana, nos dá uma proximidade com o cliente que poucas empresas têm!

Por isso, na hora de avaliar se vai contratar soluções alternativas, o que com certeza é muito sedutor, considere o custo de “não ter alguém que te responda e solucione seus problemas na hora em que você precisa que sejam resolvidos”.

Custo de não ter o suporte adequado: incalculável!

Cuadro comparativo Sirena Ursula PT.001.png

E para isso, você só terá que adicionar a dedicação de:

  • Seu tempo
  • Treinamentos desperdiçados
  • Implementações que não funcionam
  • Descontentamento
  • Insatisfação sua e da força de vendas.

Agora chegou sua vez de escolher…entre Sirena e soluções alternativas.

Sirena é uma ferramenta de contato rápido que facilita ao máximo a comunicação entre vendedores e clientes. Como gostamos de dizer, “nosso trabalho é transformar vendedores em super heróis”.  😎 

Quer conhecer mais sobre Sirena? Agende uma chamada com um Especialista Sirena clicando aqui.

Escrito por

Nahuel Gomez

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