Por que é importante definir uma mensagem de ausência no atendimento ao cliente? No mundo digital de hoje, a comunicação instantânea é essencial para qualquer negócio. No entanto, nem sempre é possível responder imediatamente aos clientes.
A mensagem de ausência no WhatsApp Business é uma ferramenta que permite informar aos clientes quando você não está disponível e quando eles podem esperar uma resposta. Sem deixá-los sem uma resposta – impedindo a sensação de estarem sendo ignorados ou não priorizados.
Uma resposta automática bem estruturada não apenas melhora a experiência do cliente, mas também transmite profissionalismo e organização. O uso adequado desse recurso pode fazer toda a diferença na relação com os consumidores, garantindo transparência e previsibilidade no atendimento.
Neste artigo, você aprenderá como configurar essa funcionalidade, entenderá suas vantagens, conhecerá boas práticas e encontrará exemplos prontos para aplicar no seu negócio.
A mensagem de ausência no WhatsApp Business é um recurso que permite configurar uma resposta automática sempre que um cliente entra em contato fora do horário de atendimento. Essa funcionalidade ajuda a manter uma comunicação fluida, mesmo quando a equipe não está disponível.
Ela pode ser ativada manualmente ou programada para determinados períodos, garantindo que os clientes saibam quando esperar uma resposta. Negócios de todos os tamanhos podem se beneficiar desse recurso, pois ele evita que os clientes fiquem sem retorno e melhora a satisfação no atendimento.
A mensagem de ausência permite que os clientes recebam uma resposta automática quando entram em contato fora do horário comercial.
O WhatsApp Business oferece opções para personalização dessa mensagem e definir em quais situações ela será ativada.
Implementar esse recurso traz vantagens como melhoria na comunicação, gestão de expectativas e um atendimento mais profissional. Além disso, ele pode incluir informações úteis como o horário de funcionamento ou um contato alternativo para casos urgentes.
Para configurar sua mensagem de ausência no WhatsApp Business, siga os passos abaixo:
– Enviar sempre: a mensagem será enviada em qualquer horário.
– Enviar fora do horário de atendimento: a mensagem será enviada apenas quando sua empresa estiver fechada.
– Enviar em um horário programado: escolha horários específicos para o envio.
– Todos os contatos.
– Todos os contatos, exceto alguns específicos.
– Apenas para contatos selecionados.
Caso precise de mais detalhes, consulte as instruções oficiais no site do WhatsApp Business: FAQ WhatsApp Business.
Mantenha um tom amigável e profissional, informe os horários de atendimento de forma clara e, se possível, forneça um contato alternativo para situações urgentes. Personalizar a mensagem também pode melhorar a experiência do cliente.
Para garantir um bom atendimento mesmo fora do expediente, é essencial escolher a mensagem de ausência adequada para o seu negócio. Existem opções mais gerais, mensagens personalizadas por segmento e até mesmo formatos voltados para campanhas e promoções.
Selecionamos vinte exemplos para que você possa usar no seu WhatsApp Business. Confira abaixo algumas das melhores opções:
A elaboração de uma boa mensagem de ausência requer atenção ao tom de voz, clareza das informações e objetividade.
Pequenos detalhes podem fazer toda a diferença na percepção do cliente.
Definir um tom adequado ao seu público, incluir dados úteis e manter a mensagem clara e direta são aspectos fundamentais para criar um atendimento mais profissional e eficiente
A forma como você se comunica deve refletir a identidade do seu negócio. Se você tem um escritório de advocacia, por exemplo, uma mensagem como “Prezamos por um atendimento eficiente.
No momento, estamos indisponíveis, mas retornaremos assim que possível dentro do horário comercial.” transmite seriedade.
Já para uma loja de moda jovem, algo mais descontraído pode funcionar melhor: “Oi! Estamos fora agora, mas já já voltamos. Deixe sua mensagem e responderemos assim que possível!”.
Adaptar o tom ao perfil do público fortalece a conexão e melhora a experiência do cliente.
Sua mensagem de ausência precisa ser clara e ajudar o cliente a saber o que fazer enquanto espera uma resposta. Sempre informe:
– Horário de atendimento: “Nosso atendimento funciona de segunda a sexta, das 9h às 18h.”
– Tempo estimado de resposta: “Responderemos em até 24 horas.”
– Alternativas de contato: “Se for urgente, entre em contato pelo telefone [número] ou e-mail [e-mail]”
– Links úteis: “Confira nossa loja online em [link] enquanto aguarda!”
Isso evita frustrações e reduz a quantidade de mensagens repetidas de clientes perguntando quando serão atendidos.
O cliente quer uma resposta rápida, então a mensagem de ausência deve ser direta e objetiva. Evite textos longos e sem foco. Prefira:
– “Olá! Estamos fora do expediente, mas responderemos assim que possível. Nosso horário de atendimento é [horário].”
– “Oi! No momento, estamos fechados. Para dúvidas frequentes, acesse [link].”
Mensagens curtas garantem que a comunicação seja eficaz e evitam confusão. Se precisar adicionar mais detalhes, divida a mensagem em partes curtas e diretas.
A utilização do WhatsApp Business pode ser potencializada com o uso de ferramentas que automatizam interações e aprimoram o relacionamento com os clientes.
Soluções como chatbots e integração com CRM permitem que as empresas melhorem seu atendimento, garantindo respostas rápidas e personalizadas.
Automatizar processos e centralizar informações dos clientes são estratégias que fazem a diferença na experiência do usuário.
Dessa forma, os negócios conseguem reduzir o tempo de resposta, aumentar a eficiência operacional e manter um histórico detalhado de interações.
Os chatbots são ferramentas essenciais para quem deseja automatizar o atendimento no WhatsApp Business.
Empresas como a Zenvia oferecem soluções avançadas para gerenciar fluxos de mensagens automáticas, proporcionando suporte imediato aos clientes.
Com um chatbot bem programado, é possível responder perguntas frequentes, encaminhar solicitações para setores específicos e até mesmo integrar pagamentos e serviços.
Isso permite que a equipe foque em atendimentos mais complexos enquanto o bot lida com as demandas repetitivas.
Ao configurar mensagens automáticas, muitas dúvidas podem surgir. Abaixo, respondemos as perguntas mais comuns sobre esse recurso:
O que escrever na mensagem de ausência no WhatsApp Business?
Uma boa mensagem deve ser objetiva e informativa. Informe o horário de retorno e, se possível, forneça um contato alternativo.
Como ativar a mensagem de ausência no WhatsApp Business?
Basta acessar as configurações do WhatsApp Business, selecionar “Ferramentas comerciais” e ativar a opção “Mensagem de ausência”.
Quais são os melhores exemplos de mensagens automáticas?
Os melhores exemplos são aqueles que incluem um tom adequado ao público, informações úteis e são curtos e diretos. Você pode conferir exemplos na seção específica deste artigo.
Posso personalizar mensagens de ausência por horário?
Sim, o WhatsApp Business permite que você programe as mensagens para serem enviadas sempre, fora do horário comercial ou em períodos específicos.
A configuração de mensagens de ausência no WhatsApp Business é uma estratégia essencial para melhorar a comunicação e manter um atendimento profissional.
Esse recurso ajuda a gerenciar expectativas, evita frustrações e proporciona uma melhor experiência para os clientes.
Além disso, a integração com ferramentas como chatbots e CRMs pode potencializar ainda mais o atendimento, tornando-o mais ágil e eficiente. Implementar essas soluções garante um relacionamento mais sólido e profissional com os clientes, independentemente do tamanho do seu negócio.
Aproveite as dicas e exemplos apresentados neste artigo para configurar suas mensagens automáticas e otimizar a comunicação no WhatsApp Business.
Se deseja elevar ainda mais a qualidade do seu atendimento, conheça Zenvia Customer Cloud, que oferece soluções inovadoras para automação e gestão de mensagens.
Imagem Freepik
