Controle de estoque: use o SMS como ferramenta para controlar o seu estoque

Seria simples se toda a produtividade de uma empresa se resumisse à produção por encomenda, certo? Afinal de contas, “estoque parado é dinheiro parado”, máxima elementar da Administração de Materiais.

Entretanto, o modelo Just in Time (estoque zero) utilizado pelas montadoras japonesas do século XX poucas vezes conseguiu ser copiado com sucesso em outros segmentos da economia. Isso significa que os estoques são uma espécie de “mal necessário” na maioria das organizações e que o controle de estoque com eficiência e eficácia é absolutamente essencial para garantir a continuidade da produção e a consequente sobrevivência da empresa no mercado.

Mas, mesmo fazendo complexos cálculos de previsão de demanda, níveis de Estoque Mínimo e Tempo de Ressuprimento, as empresas não estão livres de incidentes. Em virtude disso, uma simples ferramenta com mais de 20 anos de vida vem sendo utilizada por muitas empresas de sucesso no trabalho preventivo em gestão de estoque: o SMS. Você sabe como gerenciar estoque com sms?

Controle de estoque com SMS

A troca de mensagens curtas de texto (SMS) vem sendo adotada com extremo êxito por empresas de todos os portes. Nos últimos anos, com vistas a minimizar as chances de rompimentos bruscos nos Estoques de Segurança, evitando, assim, falhas no suprimento da cadeia produtiva das organizações.
Isso não quer dizer, evidentemente, que os velhos cálculos de Giro de Estoque, Ponto de Pedido, etc. foram deixados de lado. Ao contrário, as técnicas em gestão de estoque continuam sendo aprimoradas para tentar prever as oscilações de demanda, mas foram complementadas por ferramentas de comunicação que possam, com rapidez, alertar diversos departamentos da empresa ao menor sinal de problemas de abastecimento.
E qual ferramenta poderia ser melhor nesse quesito do que uma que custa alguns centavos e que chega ao destinatário em menos de um minuto? Dinamismo e ótimo custo-benefício explicam o sucesso do controle de estoque via SMS.

Problemas de um controle de estoque ineficiente

Um departamento de estoque eficiente é aquele que consegue providenciar ao setor produtivo os materiais exatos, na hora certa, no local adequado e com o menor custo possível (armazenando apenas a quantidade mínima necessária). A falta de uma política de estoque adequada gera imensos prejuízos financeiros às organizações, encarecendo o preço do produto final e tornando a empresa menos competitiva. Alguns dos malefícios de um controle de estoque mal gerenciado:

• Má conservação dos materiais: acondicionamento irregular, na base do improviso, contaminação por agentes biológicos, deterioração decorrente de reações químicas (como a oxidação). Se não há controle, não há garantia de conservação. Tudo isso é custo e mácula na saúde financeira da empresa;

• Aumento de custos com furto, danos e avarias: aqui, estamos falando em custos desnecessários com estoques em virtude de furtos ou avarias mecânicas. Um controle mal feito pode resultar em desabastecimento repentino e inexplicável, ainda que todos os cálculos de demanda tenham sido feitos corretamente;

• Paralisações no setor produtivo: dispensa maiores comentários. Prejuízo total à empresa e danos irreversíveis à sua credibilidade;

• Encarecimento do produto final: se aumenta o custo de produção, esse valor extra será deslocado para o preço do produto final. Disso nenhum gestor tem dúvida, certo?

• Perda de competitividade: se a sua empresa fabrica (ou vende) os mesmos produtos a custos maiores, certamente ela terá também preços mais altos ao consumidor. Isso significa perda de competitividade e a consequente perda de espaço no mercado.

Como o SMS pode ajudar os gestores de estoque a controlarem seus saldos e reduzirem custos?

Algumas técnicas para quem ainda não tem ideia de como gerenciar estoque com SMS:

Ponto de Pedido disparado por SMS

O Ponto de Pedido é o momento que, quando atingido, provoca um novo pedido de compra através da seguinte fórmula: PP = Consumo Médio X Tempo de Reposição + Estoque Mínimo.
A integração com os sistemas de gestão da empresa é uma facilidade presente apenas nas melhores ferramentas de SMS Corporativo do mercado, como a da Zenvia. Essa funcionalidade permite que seja configurado o disparo de um SMS cada vez que o PP for atingido.
O disparo pode ser feito para toda a empresa, ou apenas para o setor de estoque de cada filial da organização. Isso melhora o fluxo de informações na companhia, além de alertar os setores de estoque de outras filiais, caso seja necessário prover uma determinada loja em caráter de urgência.

Acionamento do Estoque de Segurança (alerta por SMS)

A comunicação entre setor de estoque, setor de compras e diretoria estratégica da empresa é lenta quando depende de e-mails, ferramenta que, além de demorar para ser vista, possui baixas taxas de leitura.
Através de soluções mobile é possível combinar entre os departamentos o disparo de mensagens curtas sempre que o Estoque de Segurança for acionado. Isso garante mais tempo para dar respostas às mudanças inesperadas de cenário.

Exemplo:
“Atenção: estoque fileira 28 com 40% de sua capacidade total. Verificar. Lojas SA.”

Técnicas de previsão de estoque

Resultados de técnicas de Evolução Sazonal de Consumo (fórmulas estatísticas de previsão de consumo) podem ser divulgadas por SMS para toda a equipe de estoque e de compras, garantindo monitoramento constante dos níveis de estoque e seus saldos ao longo do mês.
Ao trabalhar com disparos por departamentos, basta selecionar os setores que devem receber a mensagem e ela estará, em segundos, no celular de todos os profissionais envolvidos com a provisão de materiais da empresa.
O SMS é uma solução barata para a otimização da gestão da cadeia logística, ao mesmo tempo em que serve de apoio às técnicas de gerenciamento tradicionalmente usadas nas empresas. Ela é a responsável por levar informações importantes de forma quase instantânea a todos os funcionários de setores como Vendas, Estoque, Compras e Núcleo Estratégico, garantindo maior tempo de respostas para imprevisibilidades no fornecimento de matérias-primas ou produtos acabados.

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