Comunicação empresarial em estruturas BYOD: quais são os principais desafios?

As pessoas sentem necessidade de se comunicar e de obter informações claras sobre as atividades e estratégias da empresa a que pertencem. Funcionários chegam a gastar 2 horas por dia conversando a respeito de colegas de trabalho, remuneração, benefícios e objetivos corporativos não compreendidos. Logo, se você não tiver um bom plano de comunicação empresarial, a produtividade dos seus colaboradores poderá ser severamente afetada.

Outras mudanças no ambiente corporativo também apontam a necessidade de revisão dos métodos de comunicação empresarial. Por exemplo, atualmente 84% das empresas utilizam algum tipo de trabalho remoto para viabilizar suas operações e 85% dos colaboradores usam mais de um dispositivo para se comunicar durante o expediente. Ou seja, suas estratégias precisam considerar fatores como localização, tecnologia e informações a serem enviadas para não criar falsas interpretações ou expor dados sigilosos.

Quais são os principais desafios da comunicação empresarial na era em que as empresas adotaram o Bring Your Own Device (BYOD), ou “traga o seu próprio dispositivo”? Como superá-los?

Se adaptar ao comportamento dos colaboradores

Atualmente, existem mais de um dispositivo móvel (tablet, smartphones e notebooks) por habitante brasileiro e 67% dos funcionários já utilizam seus aparelhos pessoais no ambiente de trabalho.

Se por um lado essa mudança no comportamento do trabalhador traz desafios para a gestão da segurança da TI, por outro ela abre uma oportunidade sem precedentes de tornar a comunicação empresarial mais atualizada e acessível, diminuindo possíveis ruídos entre fatos relevantes para a organização e a percepção dos seus colaboradores sobre eles.

Por exemplo, se antes a empresa precisava elaborar murais, imprimir panfletos e jornais ou disparar e-mails para informar sobre um novo programa de segurança do trabalho, agora, é possível enviar um SMScorporativo, com um link que reúna todas as informações, ou pode disponibilizar um vídeo no grupo de WhatsApp exclusivo dos colaboradores.

Certamente, as novas formas de incentivar a comunicação empresarial reforçam a função estratégica dessa prática em trocar mensagens e informações entre as pessoas com o objetivo de mantê-las unidas, alinhadas e focadas sob uma mesma meta corporativa.

Inserir estratégias omnichannel

O omnichannel é caracterizado pela possibilidade de criar experiências únicas de compras, em que o consumidor transita entre a loja física e os canais digitais da marca para consultar informações e tomar uma decisão mais rapidamente. A comunicação empresarial também deve assumir essa tarefa e adotar a estratégia omnichannel para apoiar as atividades diárias dos colaboradores.

Mais que disponibilizar informações ou estabelecer canais unilaterais de comunicação, o desafio é construir meios que permitam a interação entre diretores, gestores e colaboradores. A função desses canais é a de agilizar os processos decisórios, auxiliar a execução de atividades, incentivar boas iniciativas e fomentar o engajamento na empresa.

Organizações que conseguem estabelecer uma boa estratégia de comunicação empresarial veem suas receitas aumentarem até 19,2%, no período de 12 meses. Por isso, superar esse desafio é extremamente recompensador.

Proteger os dados corporativos

Ao adotar o BYOD e incentivar as estratégias omnichannel o desafio da comunicação empresarial passa a ser a proteção dos dados corporativos, como informações sobre clientes, fornecedores e colaboradores.

Nesse sentido, é fundamental estabelecer uma política clara sobre o tipo de conteúdo que pode ser enviado para canais não corporativos e quais não devem ser redirecionados a pessoas que não fazem parte da organização. Essa medida simples é capaz de proteger dados críticos e evitar problemas com terceiros, por exemplo.

Controlar os acessos à informação

A difusão das informações precisa ser controlada, como mencionamos. No entanto, o acesso direto aos sistemas e dados estratégicos da empresa também devem ser monitorados.

Ao aceitar que os dispositivos próprios dos usuários acessem informações financeiras, cadastros de clientes, dados sobre compras e vendas, entre outros, sua organização poderá expor conteúdos sigilosos aos concorrentes e ao público em geral.

Um meio de mitigar esse risco é criando perfis de acesso às informações com base nos diferentes cargos ou atividades exercidas pelos funcionários. Dessa forma, a equipe de TI consegue controlar quais dispositivos de um colaborador podem consultar ou manipular determinados dados.

Esse controle pode parecer excessivo, mas 77% dos profissionais dizem não estar cientes sobre os potenciais riscos que a utilização indiscriminada de seus próprios dispositivos no ambiente de trabalho é capaz de ocasionar e 57% das organizações consideram que os dispositivos dos funcionários são a parte mais vulnerável da sua estrutura de TI.

Ou seja, a comunicação empresarial deve estar alinhada à governança de TI para facilitar o fluxo e a troca de informações, sem comprometer os dados ou a segurança virtual da empresa.

Aumentar a produtividade

Outro desafio da estratégia de comunicação empresarial que se apoia no BYOD é aumentar a produtividade das pessoas, sem romper com sua privacidade, nem criar pontos de dispersão. Afinal, o funcionário poderá acessar seu ambiente de trabalho onde quer que esteja.

Isso significa que um colaborador poderia trabalhar fora do seu horário de expediente, enquanto realiza outras atividades com sua família, por se sentir pressionado após receber um comunicado da empresa. Ou, ainda, que se distrairia durante a jornada de trabalho e realizaria outras tarefas pessoais, diminuindo sua atenção e performance.

Para 78% dos funcionários, usar um dispositivo pessoal para executar as tarefas particulares e profissionais ajuda a equilibrar o trabalho com as rotinas familiares. Outros 49% afirmam que a utilização de dispositivos próprios os tornam mais produtivos, pois já estão familiarizados com a interface, os aplicativos e as configurações do aparelho.

Utilizar tendências como o BYOD e as estratégias omnichannel pode criar diversos desafios para a comunicação empresarial. No entanto, quando esses obstáculos são enfrentados e as alternativas são encontradas, os benefícios gerados para os colaboradores e para a empresa superam os esforços de aprimorar a interação e o engajamento da equipe. Por isso, invista em tecnologias, conte com o apoio de boas consultorias e não adie as tarefas relacionadas a esse tema!

Escrito por

Flavio Barboni

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