Como implementar o trabalho remoto em sua empresa

As alegações de que os escritórios open-plan incentivam a interação entre colegas de trabalho, frequentemente ignoram as queixas de como essas interrupções informais dificultam o trabalho focado.

Nós descobrimos que trabalhar remotamente nos permite encontrar o melhor talento para Zenvia, além de melhorar nossa produtividade.

Configuração física

• Evite fazer chamadas de locais onde você pode ser interrompido ou interromper outras pessoas.
• Facilite para que as demais pessoas vejam se você PODE ser interrompido ou se não deseja ser perturbado.

Espaço

• Configure um espaço profissional adequado de escritório doméstico, com uma mesa ergonomicamente correta, boas câmeras e microfones e uma porta que você possa ser fechada.
• Verifique se as coisas que você vê no espaço do escritório estão relacionadas ao trabalho para evitar a procrastinação.

Não perturbe

• Use fones de ouvido grandes (mesmo que você não esteja ouvindo música). As pessoas pensam duas vezes antes de interromper alguém com fones de ouvido grandes.
• Tenha em sua mesa uma placa com a inscrição “Ocupado / Disponível” se você trabalhar em um local com pessoas que possam interrompê-lo sem perceber.

A infraestrutura

• Verifique se você possui boa qualidade na internet.
• Você pode testar sua velocidade abrindo um terminal e introduzindo o seguinte comando: ping 8.8.8.8

Você deve receber um atraso abaixo de 40 ms, em média, para poder ter uma boa qualidade de chamada. Se houver picos acima de 100 ms, você terá uma conexão ruim e provavelmente terá uma chamada de vídeo muito ruim.

• SEMPRE peça a todos os participantes que usem sua própria câmera e fones de ouvido individuais

Escritório residencial de Andrés Bruzzoni, Chefe de vendas digitais de Zenvia Conversion.

Como os outros veem você?

• Para chamadas de vídeo, sente-se de costas para paredes ou quadros brancos sólidos – não para paredes de vidro, janelas ou espelhos.
• As pessoas podem ver claramente expressões em seu rosto? Caso contrário, reposicione sua câmera, a iluminação ou você mesmo.
• Agende todas as reuniões como vídeo chamada
• Use o chat do grupo como canal auxiliar e a comunicação não verbal para acelerar as vídeo chamadas.
  • Quando um participante da reunião perder o vídeo ou áudio, use um canal auxiliar para solucionar o problema enquanto a reunião continua.
• O moderador da reunião deve garantir ativamente que todos que levantem a mão tenham a chance de falar cada um em sua vez
• Se todos os membros do grupo começarem a sinalizar para “Acelerar” movendo as mãos em círculos, basta avançar e pular as informações de segundo plano.

Possua seu próprio calendário

• Mantenha sua agenda precisa, incluindo todos os eventos que não são propriamente reuniões e eventos pessoais. Isso ajuda outras pessoas a agendar reuniões com você sem estar barganhando com seu calendário.
• Use calendly para reuniões externas.
• Use o fuso horário GMT-3 como padrão para agendar eventos dentro da empresa.
• Configure seu calendário para reuniões de 30 minutos com pequenos intervalos de 15 minutos entre cada reunião.
• Alterne dias de reunião e dias de “produção”. Isso ajuda você a ter uma semana mais previsível e a saber quando será capaz de trabalhar. Se isso não for possível, tente pelo menos dividir seu dia em grandes pedaços de trabalho criativo vs. trabalho operacional.
• Mantenha um calendário realista.
• Se alguém o convidar para uma reunião sem explicação ou agenda, recuse-o educadamente.
• Trate seu calendário como um registro único e preciso da verdade sobre onde você passa seu tempo.

Sobre as emergências

A regra principal: se você largar repetidamente tudo para ajudar as emergências de outras pessoas, estaria fazendo uma significativa escolha improdutiva.

• Se houver uma emergência real, faça o que puder para ajudar seus colegas de trabalho.
• Primeiro, decida objetivamente se você acha que essa é uma crise genuína.
• Se for uma crise, seja claro sobre quanto tempo é provável que seja necessário nesse compromisso, para que você possa planejar novamente suas outras tarefas.

Sobre a reunião:

A regra principal: antes de organizar uma reunião, pare e se pergunte: “Este tópico realmente precisa de uma reunião?”

• Pergunte a si mesmo: “Como saberei se a reunião foi um sucesso?”
• Seja muito seletivo sobre quais convidados são necessários e quais são bem-vindos se vierem.
• Não tenha mais pessoas em uma reunião do que você seria capaz de alimentar com uma pizza grande.
• Toda reunião deve ter uma pauta clara no convite do calendário ou no arquivo L10
• Sempre documente o que saia da reunião e deixe claros os próximas passos em um arquivo ou outra ferramenta. Se algo implicou uma decisão transcendental para a empresa, isso deve ser adicionado ao SSOT (Wiki).
• Comece e termine a TEMPO.

Moderador de reunião e membros da equipe

Regra principal: Configure com antecedência uma pauta compartilhada e editável no convite do calendário ou em outros arquivos e peça a todos que acrescentem itens à pauta.

• Cancelar reunião se a pauta compartilhada estiver vazia
• A função é impedir a perda e tempo em uma reunião ou vir a uma reunião só ‘para cumprir tabela’.
• Como todos mantêm a pauta aberta, podem ver as notas enquanto estão sendo escritas.
• Antes de fechar, dê uma olhada nas notas.
• No final, copie a pauta inteira no SSOT oficial de seu grupo (Wiki).
• A pessoa que organizou a reunião é o responsável da pauta.

SSOT (“single source of truth”) AKA WIKI

Trata-se de promover uma mentalidade e uma cultura humanas compartilhadas, onde todos acompanham obsessivamente todas as informações de um determinado projeto ou tarefa em um local bem definido. Quando feito de forma consistente, o SSOT (Wiki) compartilha informações de maneira rápida e precisa com qualquer humano interessado em toda a organização.

Regra principal: Quando você precisar de informações, procure a única fonte de verdade antes de perguntar a um humano.

• Se alguém solicitar informações que você já conhece no SSOT (Wiki), não repita o que já está escrito. Em vez disso, responda com o link para essas informações.
• Se alguém tiver perguntas depois de ler seu SSOT (Wiki), atualize-o imediatamente com sua resposta, para que outras pessoas não precisem fazer a mesma pergunta.
• Incentive sua equipe a seguir estas etapas.
• Como grupo, seja obsessivamente consistente em manter o SSOT (Wiki) 100% atualizado. Sempre que ouvir ou discutir algo importante o suficiente para contar a outras pessoas, adicione-o ao SSOT (Wiki) imediatamente., Seu trabalho não será concluído até você atualizar o SSOT (Wiki).
• Não escreva uma tese. Você não tem tempo para isso e outros não têm tempo para lê-lo. Em vez disso, mantenha-o curto. Muito curto. Use pontos de bala. Escreva a atualização mais curta e cubra todos os fatos importantes, precisos com o melhor conhecimento do passeio. Imagine que a outra pessoa esteja lendo em um smartphone.
• Se você precisar de notas detalhadas, primeiro escreva um resumo para que as pessoas não interessadas não precisem ler tudo.

Mudança cultural

• Se alguém se oferecer para informar o status de algo, pare-o e diga que você lerá no SSOT (Wiki) e pergunte se você tem alguma dúvida.
• Se você ainda tiver dúvidas após a leitura, peça que atualizem o SSOT (Wiki) com a resposta.
• Comece todos os dias lendo os canais de bate-papo em grupo privado da sua equipe na íntegra e assista à ferramenta Gerenciamento de projetos para entender o que todos estão fazendo.

Sobre o gerenciamento de projetos

• Certifique-se de que todos tenham carregado suas prioridades na ferramenta PM que você usa.
• Urgente – algo que deve ser feito hoje.
• Alta – Esta semana
• Normal – Lista de pendências.

Comunicação

Da próxima vez que você quiser entrar em contato com alguém, tente se perguntar: “Qual é a urgência dessa situação e qual é o canal de comunicação apropriado para ela?”

Canais de comunicação priorizados do mais ao menos urgente:

1. Conheça pessoalmente
2. Chamada de telefone celular
3. Whatsapp
4. Mensagem frouxa / Menção na ferramenta de gerenciamento de projetos
5. O email

Home Office de Luciano Paci, desenvolvedor de Zenvia Conversion.

Dicas

• Escreva como um jornalista: o primeiro parágrafo fornece ao leitor um contexto geral no menor número possível de palavras, para que ele possa decidir se se importa o suficiente para continuar lendo.
• Faça o assunto combinar com a realidade. Se o assunto mudou durante uma discussão, peça para abrir uma nova discussão com um novo assunto.
• Evite tópicos longos, onde ninguém toma decisões e todos jogam ideias. Para isso, é melhor abrir uma conversa descontraída para ideias.
• Todo mundo usa o mesmo sistema de bate-papo em grupo
• Use canais públicos por padrão, canais de equipe privados quando apropriado e mensagens diretas particulares quando necessário. O canal de grupo elimina erros de sobrecarga e repetição devido a vários bate-papos separados em um.
• Comunique seu status à equipe (folga):
  • Estou no computador – segundos.
  • Volto já – 15 minutos
  • Reunião – 30 a 60 minutos
  • Não perturbe – não espere uma resposta em breve.
  • Feriados – semana ou mais.

Recrutamento

Ao recrutar:

• Certifique-se de escrever “Bem-vindo remoto” no formulário de inscrição.
• Preste atenção nos menores problemas de conexão durante a entrevista. É uma bandeira vermelha da pessoa não adaptada a este tipo de trabalho.

Onboarding

• Lembre-se de que, quando o seu novo contratado iniciar, sua equipe ficará com meia pessoa negativa nos primeiros 3 meses, porque um membro da equipe existente precisará gastar tempo ajudando o novo contratado a acelerar.
• Nunca contrate pessoas que podem não funcionar. Se você contratar, perderá 50% de um funcionário importante por três meses e precisará limpar o trabalho inacabado deixado para trás quando o novo contratado sair.

Sugestões Gerais

• Moderar todos os canais
• Considere todo o bate-papo temporário. Copie discussões importantes para o SSOT (Wiki).
• Todos devem olhar rapidamente para o canal da equipe todos os dias para se atualizarem sobre o que aconteceu no dia anterior.
• Defina expectativas explícitas nos tempos de resposta, para que outras pessoas possam planejar adequadamente.
• Se você contratar repetidamente a pessoa errada, sua equipe perderá a confiança em sua capacidade de atrair e contratar pessoas boas.
• Reúna sua equipe de vez em quando.

Quando você está trabalhando e viajando ao mesmo tempo

Às vezes, você deseja fazer uma viagem para um local de férias com seus amigos ou familiares, mas não está de férias.

Você deve garantir e que:

• Você se comprometerá com seus deveres. As pessoas esperam que você aja da mesma maneira que você faria se estivesse em sua localização regular. Isso significa as mesmas horas e responsabilidades de trabalho.
• Se você precisar fazer alguns ajustes no seu calendário e precisar de alguma flexibilidade, DEVE garantir que seu gerente o aprove e sua equipe não ficará paralisada ou atrasada por causa disso.
• Você deve atualizar seu calendário e definir prazos claros em que está conectado, em um local adequado para garantir um bom desempenho (boa internet, sem muito barulho)
• Estar na praia e responder ao WhatsApp não é considerado trabalho nem estar online. Vamos considerar isso um feriado.
• Somos uma empresa remota flexível, isso não significa que podemos distorcer o conceito.

Em suma

Todas essas recomendações são baseadas no que aprendemos ao longo dos anos trabalhando com equipes em todo o mundo. O trabalho remoto pode ser um grande aliado quando se trata de escalar os processos da sua empresa, mas você deve levar em conta muitas dessas dicas para que a produtividade não seja afetada.