Como evitar a rádio peão e otimizar a comunicação interna em sua empresa

Você sofre com os boatos que circulam pelos corredores da sua empresa? Essas informações não oficiais são frutos da rádio corredor e causam transtornos para negócios de todos os portes. Mas existe solução para isso: os canais de comunicação interna ajudam a combater esse problema.

Agir rapidamente é a melhor forma de evitar que notícias falsas alarmem os colaboradores Por isso, é essencial que a empresa seja proativa, transparente e dissemine informações relacionadas à rotina de trabalho em primeira mão. Afinal de contas, uma comunicação de qualidade garante o engajamento dos funcionários e conserva a credibilidade da companhia.

Quer entender melhor quais são os efeitos da rádio peão? Veja, a seguir, os prejuízos que ela pode causar e saiba como reagir contra ela. Boa leitura!

Quais são os problemas que a rádio peão pode trazer?

O pai da administração moderna, Peter Drucker, dizia que 60% de todos os problemas administrativos resultam da ineficácia da comunicação. É por aí mesmo!

A falta de comunicação nas empresas faz com que a rádio peão ganhe força. Afinal de contas, se houver lacunas no discurso da organização, os colaboradores fazem interpretações próprias e suposições.

Além disso, uma comunicação ineficiente pode até prejudicar a imagem da empresa. Imagine se um cliente compra um serviço, mas, na prática, recebe algo totalmente diferente? Isso demonstra que o vendedor agiu de má fé ou não tinha conhecimentos suficientes para explicar as características do item oferecido. Resultado: cliente insatisfeito!

Pressuponha, então, que os conflitos internos e informações desencontradas ultrapassam os muros da empresa. Os boatos podem contaminar fornecedores, parceiros de negócio e até mesmo outros profissionais. Isso vai atrapalhar na atração de talentos.

Por isso, é essencial investir em estratégias para conter os problemas que a rádio peão pode trazer. Veja quais são eles.

Fofocas

As fake news também tomam conta do ambiente corporativo e se espalham pelos corredores da empresa por meio da rádio peão. Geralmente, essas informações têm teor alarmista e causam insegurança nos colaboradores.

Boatos de que há uma lista com nomes de pessoas que serão demitidas ou que a empresa está prestes a declarar falência, por exemplo, prejudicam a harmonia no ambiente de trabalho.

Desavenças

Você conhece bem como funciona a brincadeira do telefone sem fio, não é mesmo? A mensagem passada em uma ponta é totalmente diferente da recebida na outra extremidade.

É assim que a rádio peão funciona. Os dados incompletos — ou fantasiosos — ganham dimensões alarmantes e incentivam uma competitividade que não é saudável entre os colaboradores. Isso pode gerar conflitos entre funcionários e envolver, inclusive, a chefia.

Desmotivação dos colaboradores

Os feedbacks no ambiente de trabalho são sempre bem-vindos. Se um colaborador comete alguma falha, o gestor precisa chamá-lo em particular e orientar sobre os valores e atitudes permitidas pela organização. Essa resposta também serve para fazer elogios e ajustes para melhorar o desempenho no trabalho.

No entanto, o que aconteceria se o colaborador ficasse meses sem receber esse retorno? Uma pulguinha vai se instalar atrás da orelha dele e começarão as suposições.

Presuma uma situação ainda pior: um colega de trabalho diz que ouviu rumores de que o chefe está insatisfeito com os serviços dele. Assim, fica instaurando um clima de medo e insegurança que vai desmotivar o funcionário. O resultado é a queda na produtividade, falta de comprometimento, rotatividade de pessoal etc.

Quais canais a empresa pode utilizar para otimizar a comunicação interna?

A única saída para minimizar os danos da rádio peão é adotar uma estratégia de comunicação proativa. Se você informa seus colaboradores rapidamente e com clareza, não haverá espaço para palpites.

No entanto, para disseminar os dados relevantes sobre a empresa, é necessário implementar os canais de comunicação adequados para cada demanda. Conheça alguns meios e entenda em quais situações eles podem ser utilizados.

E-mail corporativo

Esse ainda é o canal mais utilizado para comunicar com os funcionários. Dados de uma pesquisa sobre as tendências da comunicação interna em 2018, realizada pela Social Base, revelou que 90% das empresasutilizam o endereço eletrônico para interagir com os colaboradores.

O e-mail pode ser utilizado para enviar newsletter, comunicados, documentos relevantes, agendar reuniões etc. Por exemplo: a empresa decidiu mudar o processo de vendas. Além de um treinamento para atualização, é possível mandar por e-mail uma mensagem com detalhes de todas as alterações.

A maior vantagem desse canal é que o custo de implementação, manutenção e distribuição é baixo.

Intranet

A intranet é um portal corporativo em que apenas os funcionários da empresa têm acesso. O canal de comunicação é eficiente para centralizar informações, integrar departamentos, publicar informativos, treinamentos, entre outros.

O espaço também serve como um acervo de documentos que podem ser acessados a qualquer momento, de acordo com as permissões de cada usuário.

Por exemplo: o setor financeiro precisa de relatórios de todos as áreas para fazer a contabilidade do mês. Em vez de pedir para cada uma e receber e-mails distintos com os dados necessários, o responsável pode entrar na intranet e localizar tudo que precisa rapidamente.

Esse sistema único melhora a integração entre equipes e transmite uma mensagem padronizada e de fácil alcance.

SMS

As mensagens de texto são utilizadas para compartilhar informações relevantes, divulgar metas do setor, alertar sobre promoções e prazos, disseminar frases de incentivo e manter os colaboradores engajados.

A maior vantagem de usar o SMS como canal de comunicação interna é o alto alcance. O funcionário não precisa ter um computador ou acesso à internet no celular para receber os comunicados. Com o SMS, a comunicação é imediata, direta e sem ruídos.

Por exemplo: a equipe precisa chegar ao trabalho mais cedo para uma reunião importante. No entanto, devido a algum imprevisto, o gestor não poderá comparecer e envia um SMS a respeito do cancelamento. Todos os envolvidos receberão a mensagem!

Se o comunicado fosse enviado por e-mail ou atualizado na intranet, é possível que vários colaboradores não vissem o recado a tempo e perderiam tempo com o deslocamento desnecessário.

Nessa simulação, o SMS agiu de forma reativa. No entanto, ele deve funcionar também proativamente e ser o primeiro canal a divulgar dados sobre as atividades da empresa. Se existe algum produto em promoção relâmpago, por exemplo, os vendedores podem ser avisados por SMS para incentivar as vendas daquele item.

Além disso, o canal é eficiente para dar feedbacks, atualizar sobre o desempenho em vendas e até parabenizar pelas metas alcançadas.

Chatbot

Da mesma forma que a tecnologia facilita o atendimento ao cliente, também melhora as relações dentro da empresa. O chatbot para comunicação interna descomplica a interação e permite que o funcionário tenha autonomia para esclarecer dúvidas sobre o funcionamento do negócio.

Em vez de perguntar para o colega do lado — apesar dessa troca de informações também ter o seu valor —, o colaborador pode interagir com bots e obter dados oficiais. Além disso, não é necessário baixar aplicativos ou ficar preso ao computador. O chatbot é capaz de interagir por SMS, e-mail, WhatsApp, Facebook Messenger, entre outros. 

A tecnologia ainda é eficiente no onbording, pois simplifica os treinamentos. O novo colaborador é guiado por um bot e aprende sobre todas as diretrizes da empresa, padronização de processos, metas etc.

Além disso, o chatbot dá mais agilidade no processo seletivo e permite a coleta de feedbacks dos candidatos. Com procedimentos mais ágeis e eficientes, a jornada de busca pelo candidato certo é encurtada.

Veja um exemplo prático de como o chatbot pode ser usado para comunicação interna: sua empresa precisa atualizar o cadastro de todos os colaboradores. A tecnologia pode interagir com o funcionário para ele confirmar os dados ou alterá-los sem a necessidade de conversar diretamente com o profissional de RH.

O recurso também é indispensável para colher as opiniões dos colaboradores e entender suas necessidades. Essas informações são essenciais para fazer campanhas mais efetivas e, consequentemente, engajar os funcionários.

A rádio peão pode ser combatida com uma comunicação interna eficiente e proativa. Ao divulgar informações sobre a empresa em primeira mão, não haverá espaço para especulações. Além disso, as mensagens precisam ser claras e objetivas para evitar erros de interpretação. Nesse universo, o SMS e o chatbot merecem destaque por serem canais de comunicação ágeis e acessíveis.

Já entendeu a importância de neutralizar/mitigar a rádio peão? Então, veja também as melhores práticas de comunicação interna para a sua empresa!

Escrito por

Flavio Barboni

Fique por dentro e confira as nossas dicas sobre o mercado mobile e interação digital.